คู่มือการใช้งาน AgriShop

ที่ ข้อมูลร้าน ใส่ชื่อร้าน เบอร์โทร ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี และอัปโหลดโลโก้ร้าน (จะไปแสดงบนใบเสร็จ) จากนั้นตั้งค่าในการ์ด ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT): ใส่อัตรา % และเลือกว่า ราคาสินค้ารวม VAT อยู่แล้วหรือไม่

ที่ ตั้งค่า > รูปแบบเลข/รหัส ในการ์ด เลขเอกสาร กำหนดหน้าตาเลขที่ของเอกสาร แต่ละชนิดให้เป็นแบบร้านของคุณเอง เช่นอยากให้บิลขายขึ้นเป็น INV-2569-0001หรือเปลี่ยนคำนำหน้า/จำนวนหลักเองก็ได้ กดที่แถบชื่อเอกสารเพื่อเปิดปรับทีละชนิด (มี 6 ชนิด):

แต่ละชนิดปรับได้: คำนำหน้า, รูปแบบปี (พ.ศ. หรือ ค.ศ. แบบ 2 หรือ 4 หลัก), ตัวคั่น, จำนวนหลักของเลขลำดับ, ใส่เดือน, รอบรีเซ็ต และเลขเริ่มต้น มีตัวอย่างเลขโชว์สดข้างชื่อ พอใจแล้วกด บันทึก ทีละชนิด

ปกติต้องพิมพ์รหัสสินค้า รหัสลูกค้า และรหัสผู้จำหน่ายเองทุกครั้ง ถ้าอยากให้ระบบตั้งรหัสให้อัตโนมัติ ไปที่ ตั้งค่า > รูปแบบเลข/รหัส แล้วเลื่อนลงมาที่การ์ด รหัสข้อมูลหลักเปิดใช้ตามชนิดที่ต้องการ (ค่าเริ่มต้นปิดอยู่ = พิมพ์เองเหมือนเดิม)

1. 1
   กดแถบชนิดที่ต้องการ (รหัสสินค้า / รหัสลูกค้า / รหัสผู้จำหน่าย) แล้วเปิดสวิตช์ สร้างรหัสอัตโนมัติ
2. 2
   ตั้งคำนำหน้าและจำนวนหลักตามชอบ (มีตัวอย่างโชว์สด เช่น P-0001) แล้วกด บันทึก
3. 3
   เวลาเพิ่มสินค้า/ลูกค้า/ผู้จำหน่ายใหม่ ช่องรหัสจะเติมเลขถัดไปให้เองอัตโนมัติ

ที่ สมาชิก กรอกอีเมลพนักงานในฟอร์ม เชิญสมาชิกใหม่ เลือกสิทธิ์ แล้วกด ส่งคำเชิญ พนักงานจะได้อีเมลเชิญเข้าร้าน (แถวที่ยังไม่ตอบรับจะขึ้น “- รอตอบรับ -”)

บทบาทที่เลือกได้และหน้าที่โดยย่อ:

ถ้าอยากส่งข้อความเตือนหนี้และโปรโมชันให้ลูกค้าผ่าน LINE ให้ตั้งค่าที่ แจ้งเตือนผ่าน LINE กรอก Channel access token, Channel secret และ Basic ID ของ OA ตามคำแนะนำ 3 ขั้นตอนในหน้า แล้วเปิดสวิตช์ เปิดส่งข้อความถึงลูกค้า และกด บันทึกการตั้งค่า LINE เมื่อเชื่อมต่อแล้วหน้านี้จะแสดงยอดข้อความที่ส่งในเดือนปัจจุบัน

ที่ ความปลอดภัย คุมได้ว่าพนักงาน 1 คนเข้าใช้งานพร้อมกันได้กี่เครื่อง การ์ด เพดานอุปกรณ์ต่อผู้ใช้ บอกจำนวนเครื่องที่เข้าค้างไว้พร้อมกันได้ เกินกว่านั้นเครื่องที่ไม่ได้ใช้นานที่สุดจะหลุดเอง ถ้าอยากเข้มกว่านั้นให้เปิดสวิตช์ บังคับ 1 อุปกรณ์ต่อผู้ใช้ เข้าเครื่องใหม่แล้วเครื่องเดิมหลุดทันที ยกเว้นเครื่องที่พนักงานตั้งจดจำไว้ ซึ่งจดจำได้นานตามที่ตั้งในช่อง จดจำอุปกรณ์ได้นาน (วัน)

หน้า อุปกรณ์สมาชิก แสดงตารางเครื่องที่พนักงานกำลังเข้าใช้งานอยู่ พร้อมชื่อสมาชิก บทบาท และเวลาใช้งานล่าสุด เจอเครื่องที่ไม่รู้จักให้กด ถอนอุปกรณ์นี้ เครื่องนั้นจะหลุดทันที

ส่วนเครื่องของตัวคุณเองดูได้ที่เมนูรูปคนมุมล่างซ้าย เลือก บัญชีของฉัน แล้วกดการ์ด อุปกรณ์ที่เข้าใช้งาน ที่นี่เปลี่ยนชื่ออุปกรณ์ จดจำอุปกรณ์ หรือกด ออกจากระบบอุปกรณ์อื่นทั้งหมด ได้ในคลิกเดียว (หน้าเดียวกันนี้ยังใช้เปลี่ยนชื่อที่แสดง รูปโปรไฟล์ และรหัสผ่านของคุณ)

ทุกครั้งที่มีคนยกเลิกบิล รับชำระหนี้ ปรับสต็อก หรือแก้สิทธิ์พนักงาน ระบบจะบันทึกไว้ที่ บันทึกกิจกรรม โดยอัตโนมัติ บอกว่าใครทำ ทำอะไร เมื่อไหร่ และกดดูได้ว่าค่าเดิมเป็นอะไรเปลี่ยนเป็นอะไร กรองหาเร็วขึ้นได้จาก หมวดหมู่ และ การกระทำ ด้านบนตาราง

หน้า แพ็กเกจ & การชำระเงิน แสดงแพ็กเกจปัจจุบัน ปริมาณการใช้งาน (ผู้ใช้/สินค้า) และรอบต่ออายุ อัปเกรดหรือต่ออายุได้จากหน้านี้ ชำระด้วย PromptPay (สแกน QR) และดูประวัติการชำระเงินย้อนหลังได้

กด เพิ่มสินค้า กรอกชื่อ รหัส บาร์โค้ด หมวดหมู่ ยี่ห้อ จากนั้นตั้งค่าส่วนสำคัญ:

1. 1
   หน่วยและอัตราแปลง - กำหนดหน่วยซื้อ (เช่น ลัง) หน่วยขาย (เช่น ขวด) และบอกว่า 1 ลังเท่ากับกี่ขวด ระบบจะแปลงสต็อกให้อัตโนมัติ
2. 2
   ราคา (บาท) - ใส่ราคาทุน ราคาขายปลีก ราคาสมาชิก ราคาขายส่ง (พร้อมขั้นต่ำ) และราคายกลัง
3. 3
   ประเภท VAT - เลือก มี VAT / ยกเว้น VAT (ปุ๋ย/ยา) / VAT 0%
4. 4
   ถ้าเป็นสินค้ามีวันหมดอายุ ให้ติ๊ก ติดตามวันหมดอายุ (FEFO); ถ้าเป็นยาเคมีให้ติ๊ก วัตถุอันตราย แล้วกรอกเลขทะเบียน วอ.

ที่ตารางสินค้า กด สต็อก / ล็อต ของสินค้านั้น แล้วกด รับสต็อกเข้ากรอกเลขล็อต จำนวน และวันหมดอายุ (บังคับถ้าสินค้าติดตามวันหมดอายุ) ระบบจะเก็บเป็นรายล็อต และตัดขายตัวที่ใกล้หมดอายุก่อนเสมอ

ในหน้าล็อต แต่ละล็อตกด ปรับสต็อก เพื่อ ปรับลด (ของเสีย/สูญหาย/นับขาด) หรือ ปรับเพิ่ม (นับเกิน/พบของ) ต้องกรอกเหตุผลทุกครั้ง (ระบบเก็บบันทึกไว้ตรวจสอบได้) และสั่ง ล็อก (ห้ามขาย)ล็อตที่มีปัญหาได้

กด นำเข้า Excel แล้วทำตาม 2 ขั้น: (1) ดาวน์โหลด Template ไปกรอกข้อมูล (2) เลือกไฟล์ Excel อัปโหลด ระบบจะตรวจทั้งไฟล์ให้ก่อน บอกว่าผ่านกี่แถว ไม่ผ่านกี่แถว แถวที่ติดปัญหาจะข้ามไป แก้แล้วนำเข้าใหม่ได้ เมื่อพร้อมกด ยืนยันนำเข้า

1. 1
   พิมพ์ในช่อง สแกนบาร์โค้ด หรือพิมพ์ชื่อ/รหัสสินค้า หรือใช้เครื่องยิงบาร์โค้ด (ยิงแล้วเข้าตะกร้าทันที)
2. 2
   กดการ์ดสินค้าเพื่อเพิ่มลงตะกร้า กรองตามหมวดได้จากปุ่มด้านบน ตัวเลขบนปุ่มคือจำนวนสินค้าที่จะเจอเมื่อกด (ถ้าพิมพ์ค้นอยู่ ตัวเลขจะนับเฉพาะที่ตรงคำค้น)
3. 3
   ปรับจำนวนในตะกร้าด้านขวา ระบบสรุป ยอดรวม โปรโมชัน VAT และ ยอดชำระ ให้อัตโนมัติ

กด เลือกลูกค้า (ราคาสมาชิก/ขายเชื่อ) เพื่อผูกลูกค้ากับบิล ระบบจะใช้ราคาสมาชิกให้อัตโนมัติ (บรรทัดสินค้าจะขึ้นป้าย สมาชิก / ขายส่ง / ยกลัง ตามที่เข้าเงื่อนไข) ใส่ ส่วนลดท้ายบิล (บาท)หรือให้ลูกค้า ใช้แต้มแลกส่วนลด ได้

กดปุ่ม ชำระเงิน จะเปิดหน้าต่างที่รับได้ 3 ทางพร้อมกัน: เงินสด(มีปุ่มด่วน พอดี / 100 / 500 / 1000), โอน (ใส่เลขอ้างอิงได้) และ ค้างชำระ / ขายเชื่อ

1. 1
   ใส่จำนวนเงินในแต่ละช่องให้รวมได้ครบยอด (ระบบบอก “ขาดอีก” หรือ “เงินทอน” ให้)
2. 2
   กด ยืนยันการขาย
3. 3
   เมื่อขึ้น “ขายสำเร็จ” กด พิมพ์ใบเสร็จ หรือ ปิด - ขายรายการต่อไป

เมนู ประวัติการขาย รวมบิลทั้งหมด พร้อมการ์ดสรุป ยอดขายวันนี้ และจำนวนบิลวันนี้ กดที่บิลเพื่อดูรายละเอียด และกด พิมพ์สำเนา ได้ สถานะบิลมี 3 แบบ:

ในหน้ารายละเอียดบิล กด ยกเลิกบิล (ได้เฉพาะบิลสำเร็จที่ยังไม่มีใบรับคืน) กรอกเหตุผลแล้วกด ยืนยันยกเลิกบิล ระบบจะคืนสต็อกทั้งบิลและย้อนยอดหนี้ให้

กด รับคืนสินค้า จากหน้าบิล เลือกรายการและจำนวนที่คืน ระบุ เหตุผลการคืน และ วิธีคืนเงิน (คืนเงินสด หรือ ลดหนี้) ถ้าของยังขายต่อได้ให้ติ๊ก คืนเข้าสต็อก แล้วเลือกล็อต จากนั้นกด บันทึกใบรับคืน (ดูใบรับคืนทั้งหมดได้จากปุ่ม ใบรับคืน)

ถ้ายังไม่ได้เปิดกะจะขึ้นการ์ด ยังไม่ได้เปิดกะ กด เปิดกะ ใส่ เงินตั้งต้น (บาท) คือเงินทอนที่ใส่ไว้ในลิ้นชักตอนเริ่ม (ใส่หมายเหตุได้ถ้าต้องการ) แล้วกด เปิดกะ เมื่อเปิดแล้วจะเห็นแถบ กะที่เปิดอยู่ พร้อมเลขที่กะและเวลาเปิดด้านบน

ถ้ามีการหยิบเงินเข้า-ออกลิ้นชักที่ไม่ใช่การขาย ให้บันทึกไว้ด้วย จากแถบกะที่เปิดอยู่ กด รับเงินเข้า (เช่น เติมเงินทอน) หรือ จ่ายเงินออก (เช่น ค่าถุง ค่าส่งของ) ใส่จำนวนเงินและ เหตุผล (ต้องกรอกทุกครั้ง) แล้วกด บันทึก

ท้ายวันกด ปิดกะ ระบบจะสรุป เงินสดที่ควรมี ให้ดู (เงินตั้งต้น + ขายสด + รับชำระหนี้สด - คืนเงินสด + รับเงินเข้า - จ่ายเงินออก) นับเงินจริงในลิ้นชักแล้วกรอกช่อง เงินสดนับจริง (บาท) ระบบจะโชว์ ส่วนต่าง ให้ทันที แล้วกด ยืนยันปิดกะ

กะที่ปิดแล้วแต่เงินไม่ตรง (ขาด/เกิน) จะขึ้นป้าย รอตรวจสอบ ในตารางประวัติกะ ผู้จัดการหรือเจ้าของกดปุ่ม ตรวจสอบ ที่กะนั้น ดูส่วนต่าง ใส่หมายเหตุ (เช่น สาเหตุและวิธีจัดการ) แล้วกด ยืนยันตรวจสอบ ป้ายจะเปลี่ยนเป็น ตรวจแล้ว

ที่หน้าลูกค้า กด แก้ไข แล้วตั้ง วงเงินเชื่อ (บาท) และ เครดิตเทอม (วัน) ระบบจะเช็ควงเงินให้อัตโนมัติตอนขายเชื่อ (วงเงิน 0 = ไม่เปิดขายเชื่อ)

เมนู ลูกหนี้ / ขายเชื่อ รวมลูกค้าที่มีหนี้ค้าง กด รับชำระ ที่ลูกค้ารายนั้น

1. 1
   ใส่ ยอดรับชำระ (บาท) (หรือกด ชำระทั้งหมด) เลือกช่องทาง เงินสด/โอน/บัตร/เช็ค
2. 2
   ระบบตัดบิลเก่าสุดก่อนให้อัตโนมัติ ปรับเองรายบิลได้ ยอดตัดรวมต้องเท่ากับยอดรับชำระ
3. 3
   กด ยืนยันรับชำระ แล้วพิมพ์ใบเสร็จรับเงินได้

ดูได้จากปุ่มในหน้าลูกหนี้ ไปที่ รายงานอายุหนี้ (Aging) แยกหนี้ตามช่วงเวลา (ยังไม่ครบกำหนด / เกิน 1-30 วัน / 31-60 วัน / 61-90 วัน / เกิน 90 วัน) ช่วยให้เห็นว่าหนี้ก้อนไหนควรตามก่อน และส่งเตือนหนี้ทาง LINE ได้จากที่นี่

เมนู สั่งซื้อ / รับของ กด สร้างใบสั่งซื้อ เลือกผู้จำหน่าย ใส่รายการสินค้า จำนวน และราคา แล้วกด สร้างใบสั่งซื้อ ใบสั่งซื้อจะไล่สถานะตามลำดับ:

เมื่อของมาถึง เปิดใบสั่งซื้อที่สถานะ ส่งแล้ว/รับบางส่วน กด รับของ ติ๊กรายการที่รับ ใส่จำนวน เลขล็อต และวันหมดอายุ (ถ้าสินค้าติดตามวันหมดอายุ) แล้วกด ยืนยันรับของสต็อกจะเข้าระบบทันทีเป็นใบรับของ (GRN)

ถ้าของมาผิดหรือชำรุด สร้างใบคืนของได้จากปุ่ม ใบคืนของ เลือกผู้จำหน่าย เหตุผล วิธีคืนเงิน (รับเงินคืน/ใบลดหนี้) และรายการที่คืน แล้วกด บันทึกใบคืน

รายงานยอดขาย ดูยอดขายรวม จำนวนบิล เฉลี่ยต่อบิล และกำไรขั้นต้น (เห็นกำไรเฉพาะผู้จัดการขึ้นไป) พร้อมกราฟรายวัน สัดส่วนช่องทางชำระ และอันดับสินค้าขายดี เลือกช่วง 7 วัน / 30 วัน / เดือนนี้ ได้

รายงานสต็อก บอกมูลค่าสต็อก สินค้าใกล้หมด ล็อตใกล้หมดอายุ (มีป้าย “หมดอายุแล้ว” / “เหลือ n วัน”) และสินค้าค้างสต็อก (ไม่ขายเกิน 90 วัน) ช่วยให้เคลียร์ของและสั่งของได้ทันเวลา ส่วน ตามฤดูกาลดูแนวโน้มยอดขายรายเดือนและตามชนิดพืช

วอ.7 / วอ.9 รวมข้อมูลรับเข้าและขายออกของสินค้าวัตถุอันตราย (เฉพาะสินค้าที่ตั้งค่าเป็นวัตถุอันตราย) สำหรับใช้ประกอบใบอนุญาต ดาวน์โหลดเป็น Excel แยกชีต รับ (ซื้อเข้า) และ จ่าย (ขายออก) ได้