จัดการสต็อกยาเกษตรตามวันหมดอายุด้วย FEFO - วิธีทำทีละขั้น
ของหมดอายุคาชั้นคือกำไรที่ละลายทิ้ง บทความนี้อธิบายวิธีวางระบบ FEFO ให้ร้านเกษตร ตั้งแต่รับของ ติดป้ายล็อต ไปจนถึงตัดขายให้ล็อตใกล้หมดอายุออกก่อนเสมอ
ร้านเกษตรเกือบทุกร้านเคยเจอเหตุการณ์นี้: เปิดกล่องหลังร้านเจอยากำจัดหญ้าลังหนึ่งหมดอายุไปแล้วสามเดือน ทั้งที่หน้าชั้นเพิ่งขายล็อตใหม่ไปเมื่อวาน ของหมดอายุขายต่อไม่ได้ คืนผู้แทนก็เลยกำหนด สุดท้ายกลายเป็นต้นทุนที่ร้านรับเอง บทความนี้อธิบายวิธีวางระบบ FEFO ให้ของล็อตใกล้หมดอายุออกจากร้านก่อนเสมอ ทำตามได้ทั้งแบบมือและแบบใช้ระบบ
FEFO ต่างจาก FIFO ตรงไหน
FIFO (First In, First Out) ขายของที่รับเข้ามาก่อน ส่วน FEFO (First Expired, First Out) ขายของที่หมดอายุเร็วกว่าก่อน สองแบบนี้ให้ผลต่างกันเมื่อล็อตที่มาทีหลังดันหมดอายุเร็วกว่า ซึ่งเกิดขึ้นจริงบ่อย เช่น ผู้แทนเคลียร์สต็อกเก่าจากคลังภาคมาส่งให้ร้านปลายทาง
| หลักการ | เรียงตาม | เหมาะกับ |
|---|---|---|
| FIFO | วันที่รับของเข้า | สินค้าไม่มีวันหมดอายุ เช่น เครื่องมือ อุปกรณ์ |
| FEFO | วันหมดอายุบนฉลาก | ยาเคมี ปุ๋ยน้ำ ฮอร์โมน เมล็ดพันธุ์ |
สินค้าที่มีวันหมดอายุชัดเจน ให้ยึด FEFO เป็นหลักเสมอ
ขั้นที่ 1 - รับของต้องจดล็อตและวันหมดอายุทุกครั้ง
จุดเริ่มต้นของ FEFO ไม่ได้อยู่ที่ตอนขาย แต่อยู่ที่ตอนรับของเข้า ทุกครั้งที่ของลงจากรถ ให้บันทึกสามอย่างต่อรายการ:
- ชื่อสินค้าและจำนวนที่รับ
- เลขล็อตจากฉลากหรือกล่อง
- วันหมดอายุของล็อตนั้น
ถ้ารับของโดยจดแค่ "ยา A จำนวน 2 ลัง" โดยไม่แยกล็อต ระบบ FEFO จะพังตั้งแต่ต้นทาง เพราะไม่มีทางรู้ว่าของบนชั้นชุดไหนหมดอายุเมื่อไหร่
ตกลงกับผู้แทนไว้ล่วงหน้าว่ารับเฉพาะของที่อายุเหลือไม่น้อยกว่าเกณฑ์ที่กำหนด เช่น เหลือไม่น้อยกว่าครึ่งหนึ่งของอายุเต็ม - ต่อรองตอนของยังไม่ลงจากรถง่ายกว่าตอนเซ็นรับไปแล้วมาก
ขั้นที่ 2 - จัดชั้นแบบ "ของใหม่เข้าหลัง ของเก่าออกหน้า"
กติกาทางกายภาพของ FEFO เรียบง่าย: เติมของใหม่จากด้านหลังชั้นเสมอ ให้ล็อตที่หมดอายุเร็วสุดอยู่ด้านหน้ามือหยิบ วิธีเสริมที่ร้านทำได้ทันที:
- ติดสติกเกอร์สีตามไตรมาสที่หมดอายุ เช่น แดง = หมดอายุในปีนี้ เหลือง = ปีหน้า
- แยกโซน "ระบายด่วน" สำหรับของที่อายุเหลือไม่เกิน 6 เดือน แล้วจัดโปรลดราคาหรือขายพ่วง
- ทุกสิ้นเดือนไล่เช็กโซนระบายด่วนก่อนสั่งของใหม่ - อย่าสั่งของล็อตใหม่มาทับของเก่าที่ยังระบายไม่หมด
ขั้นที่ 3 - ตอนขายให้ตัดล็อตใกล้หมดอายุก่อน
ตอนคิดเงิน สต็อกต้องถูกตัดจากล็อตที่หมดอายุเร็วที่สุดเสมอ ถ้าทำมือ คนขายต้องรู้ว่าหยิบล็อตไหนแล้วจดล็อตนั้น ซึ่งในทางปฏิบัติมักหลุดเมื่อร้านยุ่งหรือมีลูกจ้างหลายคน
ระบบขายที่รองรับ FEFO จะจัดการให้เอง: ยิงบาร์โค้ดแล้วระบบตัดล็อตใกล้หมดอายุก่อนอัตโนมัติ ข้ามล็อตที่หมดอายุแล้วไม่ให้ขาย และทุกการตัดลงสต็อกการ์ดให้ตรวจย้อนได้ทันทีว่าล็อตไหนเหลือเท่าไร
ขั้นที่ 4 - ดูรายงานของใกล้หมดอายุล่วงหน้า
FEFO ช่วยให้ของเก่าออกก่อน แต่ถ้าซื้อมาเกินความต้องการ ของก็หมดอายุอยู่ดี จึงต้องดูล่วงหน้าเสมอว่าในร้านมีอะไรใกล้หมดอายุบ้าง:
- รายการสินค้าที่จะหมดอายุใน 90 / 60 / 30 วัน พร้อมจำนวนและมูลค่า
- ใช้ตัวเลขนี้วางแผนระบาย: จัดโปร ลดราคา ขายพ่วง หรือเจรจาคืนผู้แทน
- ใช้ย้อนกลับไปปรับปริมาณสั่งซื้อรอบหน้า - ของที่หมดอายุบ่อยแปลว่าสั่งเกิน
มูลค่าของใกล้หมดอายุ = เงินสดของร้านที่กำลังจะละลาย ยิ่งเห็นเร็ว ยิ่งมีทางเลือกในการระบายมาก
สรุป
FEFO ไม่ใช่เรื่องซับซ้อน แต่ต้องทำครบวงจร: จดล็อตตอนรับของ จัดชั้นให้ของเก่าอยู่หน้า ตัดขายล็อตใกล้หมดอายุก่อน และดูรายงานล่วงหน้าเพื่อระบายทัน ถ้าทำมือแล้วเริ่มหลุดเพราะรายการสินค้าเยอะขึ้น ลองดูเปรียบเทียบการคุมสต็อกด้วย Excel กับระบบสต็อกจริงว่าต่างกันตรงไหน หรืออ่านต่อเรื่องการนับสต็อกหลายหน่วยให้ตรง