สั่งซื้อและรับของร้านเกษตร - จุดที่ต้นทุนรั่วโดยไม่รู้ตัว

เวลาพูดถึงเงินรั่วในร้าน คนมักนึกถึงหน้าเคาน์เตอร์ขาย แต่ในร้านเกษตร ส่วนต่างที่ใหญ่กว่ามักเกิดที่หน้าประตูรับของ เพราะเป็นจุดที่ของและเงินเปลี่ยนมือครั้งละมาก และเป็นจุดที่มีคนตรวจน้อยที่สุด

บทความนี้พูดถึงสองเอกสารที่ทำให้จุดนี้ตรวจสอบได้ คือ ใบสั่งซื้อ (PO) และ ใบรับของ (GRN) พร้อมบอกว่าร้านขนาดไหนควรเริ่มใช้

ห้าจุดที่ต้นทุนรั่วตอนรับของ

1. รับของโดยไม่มีใบสั่งซื้อให้เทียบ

ถ้าไม่มีเอกสารที่บอกว่าสั่งอะไรไว้ การตรวจรับจะกลายเป็นการเชื่อใบส่งของของผู้ขายอย่างเดียว ของขาดหนึ่งกระสอบในสิบกระสอบแทบไม่มีทางถูกจับได้ในวันที่ของมาหลายเจ้าพร้อมกัน

2. ราคาที่รับไม่ตรงกับที่ตกลงทางโทรศัพท์

ราคาที่ต่อรองไว้เมื่อสองสัปดาห์ก่อนกับราคาที่มาในใบส่งของ ไม่ตรงกันบ่อยกว่าที่คิด ถ้าไม่มีการจดราคาที่ตกลงไว้เป็นเอกสาร ร้านจะไม่มีอะไรไปยืนยัน และมักจบด้วยการจ่ายตามที่มา

3. รับของแล้วไม่ได้บันทึกวันหมดอายุ

ของที่รับเข้ามาโดยไม่บันทึกล็อตและวันหมดอายุ จะกลายเป็นของที่ระบบมองไม่เห็นความเสี่ยง สินค้ากลุ่มยาเคมีที่รับมาใกล้หมดอายุจึงมักถูกค้นพบตอนที่สายเกินแก้แล้ว ดูวิธีจัดการที่FEFO

4. รับของบางส่วนแล้วลืมว่ายังค้างอยู่เท่าไร

ผู้ขายส่งของมาไม่ครบเป็นเรื่องปกติ ปัญหาคือถ้าไม่มีที่บันทึกว่าค้างอีกกี่หน่วย ของส่วนที่เหลือมักหายไปจากความทรงจำ แล้วร้านก็สั่งใหม่ทั้งหมดในรอบถัดไป

5. ต้นทุนในระบบไม่ได้อัปเดตตามของที่เพิ่งรับ

รับของเข้าด้วยราคาใหม่ที่สูงกว่าเดิม แต่ต้นทุนในระบบยังเป็นราคาเก่า ผลคือรายงานกำไรบอกตัวเลขที่ดีเกินจริง และการตัดสินใจลดราคาก็ตั้งอยู่บนฐานที่ผิด

ใบสั่งซื้อทำหน้าที่อะไร

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) คือเอกสารที่ร้านออกให้ผู้ขาย ระบุว่าจะซื้ออะไร จำนวนเท่าไร ราคาต่อหน่วยเท่าไร และต้องการเมื่อไร

ประโยชน์ที่แท้จริงไม่ใช่ความเป็นทางการ แต่คือการ ตรึงข้อตกลงไว้เป็นตัวเลขก่อนของจะมา เมื่อของมาถึง คนตรวจรับมีเกณฑ์ให้เทียบโดยไม่ต้องเป็นคนเดียวกับคนที่คุยราคาไว้

ร้านเล็กที่เจ้าของสั่งเองรับเอง อาจรู้สึกว่าเกินจำเป็น แต่จุดเปลี่ยนคือวันที่มีลูกจ้างเป็นคนรับของแทน

ใบรับของทำหน้าที่อะไร

ใบรับของ (Goods Received Note) คือบันทึกว่าของมาถึงจริงเท่าไร สภาพอย่างไร ล็อตไหน หมดอายุเมื่อไร

จุดสำคัญคือใบรับของ ต้องบันทึกสิ่งที่ได้รับจริง ไม่ใช่คัดลอกจากใบสั่งซื้อ ถ้าสั่ง 10 รับ 8 ก็ต้องบันทึก 8 ส่วนต่างสองหน่วยนี่แหละคือข้อมูลที่มีค่าที่สุด เพราะมันบอกว่ายังค้างอยู่และต้องตามต่อ

การรับของคือจังหวะเดียวที่ข้อมูลล็อตและวันหมดอายุอยู่ตรงหน้าคุณจริง ๆ ถ้าไม่บันทึกตอนนั้น จะไม่มีจังหวะไหนที่ทำได้ง่ายเท่านี้อีก

ร้านขนาดไหนควรเริ่มใช้

ไม่ใช่ทุกร้านต้องมี PO ตั้งแต่วันแรก สัญญาณที่บอกว่าถึงเวลาแล้ว

• มีคนรับของที่ไม่ใช่คนสั่งของ ข้อนี้ข้อเดียวก็เพียงพอ
• สั่งจากผู้ขายมากกว่าสามสี่เจ้าเป็นประจำ จนจำไม่ไหวว่าเจ้าไหนให้ราคาอะไร
• เคยเจอกรณีของขาดหรือราคาไม่ตรงแล้วเถียงกันไม่ได้ เพราะไม่มีหลักฐาน
• เริ่มมีของหมดอายุคาชั้น ซึ่งมักหมายความว่าไม่ได้บันทึกวันหมดอายุตอนรับ

ร้านที่เจ้าของสั่งเอง รับเอง ขายเอง และมีผู้ขายประจำสองเจ้า อาจยังไม่จำเป็น แต่ควรบันทึกล็อตและวันหมดอายุตอนรับของอยู่ดี

ขั้นตอนที่ใช้ได้จริงในร้าน

1. ก่อนสั่ง ดูของคงเหลือและยอดขายย้อนหลัง ไม่ใช่สั่งตามความรู้สึกหรือตามที่เซลส์เชียร์
2. ออกใบสั่งซื้อพร้อมราคาที่ตกลง ส่งให้ผู้ขายทางไลน์หรืออีเมลก็ได้ ขอแค่มีเป็นลายลักษณ์อักษร
3. วันของมา ตรวจนับทีละรายการเทียบใบสั่งซื้อ นับจริง ไม่ใช่ดูใบส่งของแล้วเซ็น
4. บันทึกล็อตและวันหมดอายุทันทีตอนรับ โดยเฉพาะยาเคมีและปุ๋ยน้ำ
5. บันทึกจำนวนที่รับจริง ถ้าไม่ครบให้ระบบรู้ว่ายังค้างเท่าไร
6. ตรวจส่วนต่างราคาก่อนอนุมัติจ่าย ราคาที่รับต่างจากที่สั่งเมื่อไร ต้องมีคนเห็นก่อนเงินออก

ขั้นที่หกคือขั้นที่ประหยัดเงินได้มากที่สุดและถูกข้ามบ่อยที่สุด

สิ่งที่ได้เมื่อขั้นตอนนี้อยู่ในระบบเดียวกับการขาย

เมื่อการรับของและการขายอยู่ในระบบเดียวกัน จะตอบคำถามเหล่านี้ได้โดยไม่ต้องเปิดแฟ้ม

• ปุ๋ยสูตรนี้เดือนนี้ต้นทุนขึ้นจากเดือนก่อนกี่เปอร์เซ็นต์
• ผู้ขายเจ้าไหนส่งของครบตรงเวลาที่สุด
• ของที่รับเข้ามาเมื่อสองเดือนก่อนยังเหลืออยู่กี่หน่วย ล็อตไหนใกล้หมดอายุ
• ยังค้างรับจากใบสั่งซื้อไหนอยู่บ้าง

สรุป

ต้นทุนของร้านเกษตรถูกกำหนดที่หน้าประตูรับของ ไม่ใช่ที่หน้าเคาน์เตอร์ขาย การมีใบสั่งซื้อไว้เทียบและใบรับของที่บันทึกสิ่งที่ได้รับจริง เปลี่ยนการรับของจากพิธีกรรมเซ็นชื่อ ให้เป็นจุดตรวจที่จับส่วนต่างได้

เริ่มจากสิ่งที่ง่ายที่สุดก่อน คือบันทึกล็อตและวันหมดอายุทุกครั้งที่รับของ แล้วค่อยเพิ่มใบสั่งซื้อเมื่อมีคนอื่นรับของแทนคุณ ดูความหมายของใบสั่งซื้อและใบรับของเพิ่มเติม