ย้ายร้านเกษตรจากสมุดและ Excel เข้าระบบ - ทำอย่างไรไม่ให้ร้านสะดุด

เจ้าของร้านจำนวนมากตัดสินใจแล้วว่าจะเปลี่ยนระบบ แต่เลื่อนออกไปเรื่อย ๆ ด้วยเหตุผลเดียวกันเสมอ คือ "เดี๋ยวช่วงนี้ยุ่ง" ซึ่งจริง ๆ แล้วแปลว่ากลัวสองอย่าง กลัวหน้าร้านหยุดระหว่างย้าย และกลัวข้อมูลลูกหนี้เก่าหาย

ข่าวดีคือการย้ายไม่จำเป็นต้องทำทีเดียวจบ และไม่จำเป็นต้องปิดร้าน ลำดับที่แนะนำในบทความนี้แบ่งเป็นสี่ช่วง ทำได้ระหว่างเปิดร้านตามปกติ

หลักการที่ทำให้ไม่สะดุด

ย้ายทีละชั้น จากข้อมูลที่นิ่งที่สุดไปหาข้อมูลที่ขยับเร็วที่สุด

รายชื่อสินค้าเปลี่ยนเดือนละไม่กี่รายการ ส่วนยอดสต็อกเปลี่ยนทุกชั่วโมง ถ้าเริ่มจากของที่นิ่งก่อน ระหว่างที่ทำอยู่หน้าร้านก็ยังขายด้วยวิธีเดิมได้ไม่กระทบ

ช่วงที่ 1 - รายการสินค้า

ทำก่อนสุดเพราะเป็นฐานของทุกอย่าง และเป็นงานที่ไม่กระทบการขายเลย

สิ่งที่ต้องเตรียมต่อหนึ่งสินค้า

• ชื่อสินค้าที่ใช้เรียกจริงในร้าน ไม่ใช่ชื่อเต็มบนฉลาก
• บาร์โค้ด ถ้ามี
• หน่วยฐานและหน่วยขาย พร้อมอัตราแปลง เช่น 1 ลัง = 12 ขวด
• ราคาขายแต่ละระดับ
• สถานะภาษี ว่าเสียหรือได้รับยกเว้น VAT
• ธงว่าเป็นวัตถุอันตรายหรือไม่

เริ่มจากสินค้าที่ขายดีที่สุดสัก 50 ถึง 100 รายการก่อน ให้ครอบคลุมยอดขายส่วนใหญ่ แล้วค่อยเติมส่วนที่เหลือ

ช่วงที่ 2 - รายชื่อลูกค้าและผู้จำหน่าย

ข้อมูลกลุ่มนี้นิ่งพอกันและนำเข้าจากไฟล์ได้ สิ่งที่ควรเตรียมคือ ชื่อ เบอร์โทร ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีสำหรับรายที่ต้องออกใบกำกับภาษี และวงเงินเครดิตที่ให้ไว้กับลูกค้าแต่ละราย

จุดที่ควรทำให้เรียบร้อยตั้งแต่ตอนนี้คือ รวมรายชื่อซ้ำ ร้านที่จดในสมุดมานานมักมีลูกค้าคนเดียวถูกจดไว้หลายชื่อ เช่น ชื่อเล่น ชื่อจริง และชื่อพร้อมนามสกุล การรวมทีหลังยากกว่ามากเพราะจะมีบิลผูกอยู่แล้ว

สำหรับลูกค้าบุคคลธรรมดา ควรถือโอกาสนี้เก็บความยินยอมเรื่องการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลไปด้วย

ช่วงที่ 3 - ยอดสต็อกยกมา

ช่วงนี้คือช่วงที่ต้องตัดสินใจว่าจะเอาละเอียดแค่ไหน

ทางที่แนะนำ คือนับสต็อกจริงหนึ่งรอบแล้วบันทึกเป็นยอดตั้งต้น พร้อมล็อตและวันหมดอายุสำหรับสินค้าที่มีวันหมดอายุ เหนื่อยกว่าแต่ได้ระบบที่เชื่อถือได้ตั้งแต่วันแรก

ทางที่เร็วกว่า คือใส่ยอดตามที่จดไว้ในไฟล์เดิมก่อน แล้วนับจริงภายในเดือนแรก ข้อเสียคือช่วงแรกจะมีส่วนต่างที่อธิบายไม่ได้ปนอยู่ และคนในร้านจะเริ่มไม่เชื่อตัวเลขในระบบ ซึ่งเป็นนิสัยที่แก้ยาก

ถ้าเลือกทางแรกไม่ไหวทั้งร้าน ให้ทำแบบผสม คือนับจริงเฉพาะสินค้ากลุ่มที่มีมูลค่าสูงและกลุ่มที่มีวันหมดอายุ ส่วนอุปกรณ์ราคาถูกใช้ยอดประมาณไปก่อน

ดูวิธีนับให้ตรงเมื่อมีหลายหน่วยได้ที่นับสต็อกร้านเกษตรให้ตรง

ช่วงที่ 4 - ยอดหนี้ค้างยกมา

ช่วงนี้ละเอียดอ่อนที่สุดเพราะเป็นเงินของร้านที่ยังไม่ได้เก็บ

สิ่งที่ต้องได้คือ ยอดค้างรายลูกค้า พร้อมวันที่ของหนี้ก้อนนั้น วันที่สำคัญไม่แพ้ยอด เพราะรายงานอายุหนี้คำนวณจากวันครบกำหนด ถ้าใส่ยอดยกมาทั้งหมดเป็นวันที่ย้ายระบบ หนี้ที่ค้างมาแปดเดือนจะดูเหมือนหนี้ใหม่ทันที และร้านจะเลิกตามเก็บก้อนที่ควรตามที่สุด

วิธีที่ถูกคือบันทึกยอดยกมาเป็นรายการหนี้แยกตามบิลเดิมหรือตามก้อนที่จำได้ พร้อมวันที่จริงของแต่ละก้อน

สองสัปดาห์แรกหลังเปิดใช้

ช่วงนี้ตัดสินว่าการย้ายจะสำเร็จหรือกลับไปใช้ของเดิม

• ให้ขายผ่านระบบทุกบิล ไม่มีข้อยกเว้น ถ้าปล่อยให้บางบิลยังจดในสมุด ยอดจะไม่มีวันตรงและทุกคนจะกลับไปเชื่อสมุด
• เก็บสมุดเดิมไว้ อย่าเพิ่งทิ้ง ใช้เป็นที่อ้างอิงเวลาสงสัย แต่ไม่ใช่ที่บันทึกใหม่
• นับสต็อกสินค้าขายดีสิบรายการทุกสัปดาห์ เพื่อจับว่าขั้นตอนไหนยังทำไม่ครบ
• เลือกคนในร้านหนึ่งคนเป็นคนตอบคำถาม ไม่ให้ทุกคนต้องเดาเอง
• อย่าเพิ่งเปิดฟีเจอร์ทุกอย่างพร้อมกัน เริ่มจากขายและสต็อก พอคล่องแล้วค่อยเปิดขายเชื่อและใบสั่งซื้อ

ข้อสุดท้ายสำคัญกว่าที่คิด การเปิดทุกอย่างพร้อมกันทำให้คนหน้าร้านรู้สึกว่าระบบยุ่งยากทั้งที่จริงยังไม่ต้องใช้ส่วนนั้นเลย

สิ่งที่ควรถามผู้ให้บริการก่อนเริ่ม

• นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Excel ได้ไหม รูปแบบไฟล์เป็นอย่างไร
• บันทึกยอดหนี้ยกมาพร้อมวันที่เดิมได้หรือไม่
• ถ้าวันหนึ่งจะย้ายออก ส่งออกข้อมูลได้ในรูปแบบไหน
• ข้อมูลวัตถุอันตรายย้อนหลังดึงออกมาได้ไหม

ข้อสามคือข้อที่ควรถามให้ชัดที่สุดตั้งแต่ก่อนเริ่ม ไม่ใช่ตอนที่อยากย้ายแล้ว

สรุป

การย้ายระบบไม่ใช่เหตุการณ์วันเดียว แต่เป็นลำดับสี่ช่วงที่ทำระหว่างเปิดร้านได้ เริ่มจากรายการสินค้าและรายชื่อซึ่งไม่กระทบการขาย แล้วค่อยยกยอดสต็อกและยอดหนี้เมื่อพร้อม

สิ่งที่ทำให้ล้มเหลวไม่ใช่ความยากทางเทคนิค แต่คือการปล่อยให้บางบิลยังอยู่นอกระบบในช่วงสองสัปดาห์แรก อ่านต่อเรื่องคุมขายเชื่อไม่ให้หนี้สูญหรือเทียบกับวิธีเดิมที่ร้านใช้อยู่