AgriShop เทียบกับโปรแกรมบัญชีออนไลน์ - คนละงานหรือใช้แทนกันได้
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ออกใบกำกับภาษีและปิดงบได้ดี แต่ไม่ได้ออกแบบมาคุมสต็อกหน้าร้านรายล็อต บทความนี้แยกให้ชัดว่างานไหนเป็นของใคร และร้านเกษตรควรใช้ตัวเดียวหรือใช้คู่กัน
คำถามที่เจ้าของร้านถามบ่อยคือ "ในเมื่อใช้โปรแกรมบัญชีอยู่แล้ว ยังต้องมีระบบร้านอีกไหม" คำตอบขึ้นกับว่างานส่วนไหนของร้านที่ยังทำด้วยมืออยู่
สิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจก่อนคือ เครื่องมือสองกลุ่มนี้ตอบคนละคำถาม โปรแกรมบัญชีตอบคำถามของกรมสรรพากรและของผู้ถือหุ้น ส่วนระบบบริหารร้านตอบคำถามของคนที่ยืนอยู่หน้าเคาน์เตอร์ตอนนี้
ภาพรวมการเปรียบเทียบ
| ด้าน | โปรแกรมบัญชีออนไลน์ | AgriShop |
|---|---|---|
| คำถามหลักที่ตอบ | ปีนี้กำไรเท่าไร ยื่นภาษีอย่างไร | ตอนนี้ของเหลือเท่าไร ขายราคาไหน ใครค้างเท่าไร |
| ออกใบกำกับภาษี / ใบเสร็จ | ทำได้ครบตามรูปแบบสรรพากร | ออกใบเสร็จและใบกำกับภาษีจากการขายหน้าร้าน |
| ขายหน้าร้านแบบสแกนเร็ว | ไม่ใช่งานหลัก มักคีย์ทีละรายการ | เป็นงานหลัก สแกนบาร์โค้ด ปิดบิลไว |
| สต็อกรายล็อตและวันหมดอายุ | ส่วนใหญ่คุมได้ระดับรายการ ไม่ถึงระดับล็อต | บันทึกรายล็อต ตัดตามวันหมดอายุ (FEFO) |
| หนึ่งสินค้าหลายหน่วยนับ | มักตั้งได้หน่วยเดียวต่อรายการ | ตั้งอัตราแปลงหน่วยได้ในรายการเดียว |
| ลูกหนี้การค้า | บันทึกเป็นยอดตามใบแจ้งหนี้ ครบตามบัญชี | ผูกกับวงเงินรายลูกค้า เตือนก่อนเกินวงเงินตอนขาย |
| งบการเงิน / ปิดงบ / ยื่นภาษี | เป็นงานหลัก ทำได้ครบ | ไม่ได้ทำ ควรส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีต่อ |
| ข้อมูลประกอบวัตถุอันตราย | ไม่มี | เก็บข้อมูลซื้อ-ขายไว้ให้ตั้งแต่ต้น |
เส้นแบ่งที่ชัดที่สุด
โปรแกรมบัญชี สรุปสิ่งที่เกิดขึ้นไปแล้ว ให้อยู่ในรูปที่กฎหมายต้องการ ส่วนระบบบริหารร้าน ควบคุมสิ่งที่กำลังจะเกิด ตอนพนักงานกำลังจะกดขายบิลถัดไป
ตัวอย่างที่เห็นความต่างชัด: ลูกค้าเดินเข้ามาขอซื้อเชื่ออีกหมื่นบาท
- โปรแกรมบัญชีจะตอบได้ว่ารายนี้มียอดค้างตามใบแจ้งหนี้เท่าไร เมื่อคุณเปิดรายงานดู
- ระบบบริหารร้านจะเตือนที่หน้าจอขายทันทีว่ายอดนี้ทำให้เกินวงเงินที่ตั้งไว้ ก่อนที่บิลจะถูกปิด
ทั้งสองอย่างถูกต้องทั้งคู่ แต่ตัวหลังคือสิ่งที่ป้องกันหนี้เสียได้จริงในจังหวะนั้น
ถ้าคำถามที่ทำให้คุณปวดหัวที่สุดคือ "ยื่นภาษีทันไหม" คำตอบคือโปรแกรมบัญชี ถ้าคือ "ของหายไปไหน ทำไมนับไม่ตรง" หรือ "ใครค้างเราอยู่บ้าง" คำตอบคือระบบบริหารร้าน
แนวทางที่ร้านส่วนใหญ่ลงตัว
ในทางปฏิบัติ ร้านที่มีนิติบุคคลและมีผู้ทำบัญชีมักใช้คู่กัน โดยแบ่งหน้าที่แบบนี้
- หน้าร้านใช้ระบบบริหารร้าน - ขาย ตัดสต็อก คุมล็อต คุมลูกหนี้ ออกใบเสร็จ
- ส่งยอดสรุปให้ผู้ทำบัญชีเป็นรอบ - ยอดขาย ยอดซื้อ ภาษีขาย ภาษีซื้อ ลูกหนี้คงเหลือ
- โปรแกรมบัญชีปิดงบและยื่นภาษี จากยอดสรุปนั้น
ร้านบุคคลธรรมดาที่ยังไม่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจำนวนมากใช้ระบบบริหารร้านตัวเดียว แล้วส่งข้อมูลให้ผู้ทำบัญชีเป็นไฟล์ตอนสิ้นปี ซึ่งก็เพียงพอ
กรณีที่โปรแกรมบัญชีตัวเดียวก็พอ
- ร้านที่สินค้าน้อยและไม่มีวันหมดอายุ ไม่ต้องคุมสต็อกละเอียด
- ร้านที่ขายส่งเป็นล็อตใหญ่ ออกใบแจ้งหนี้ทีละใบ ไม่มีการขายหน้าร้านแบบสแกนทีละบิล
- ร้านที่มีเจ้าหน้าที่บัญชีประจำ และปริมาณบิลต่อวันน้อยพอจะคีย์เข้าโปรแกรมบัญชีตรงได้
สิ่งที่ควรถามก่อนตัดสินใจ
- ต่อวันมีบิลกี่ใบ ถ้าเกินหลักสิบและต้องสแกนบาร์โค้ด การคีย์เข้าโปรแกรมบัญชีตรงจะช้าเกินไป
- สินค้ามีวันหมดอายุหรือไม่ ถ้ามีและต้องคุมรายล็อต โปรแกรมบัญชีทั่วไปมักไม่ลึกพอ
- ขายเชื่อบ่อยแค่ไหน ถ้าเป็นสัดส่วนใหญ่ ควรมีการเช็ควงเงิน ณ จุดขาย ไม่ใช่มารู้ตอนออกรายงาน
สรุปอย่างเป็นธรรม
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ไม่ได้แข่งกับระบบบริหารร้าน แต่ต่อกัน การเลือกที่ถูกจึงไม่ใช่ "เอาตัวไหน" แต่คือ "งานหน้าร้านของเรายังทำด้วยมืออยู่กี่ขั้น"
ถ้าคำตอบคือหลายขั้น และขั้นเหล่านั้นคือที่ที่ตัวเลขเริ่มเพี้ยน การเพิ่มระบบหน้าร้านจะคุ้มกว่าการพยายามดัดโปรแกรมบัญชีให้ทำงานที่มันไม่ได้ออกแบบมา อ่านต่อเรื่องVAT ของสินค้าเกษตรหรือดูแพ็กเกจและราคา